¿Donde Nace un Proyecto?

Los proyectos son una forma de organizar actividades que no pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales de la organización. Por lo tanto, los proyectos se usan como un medio de lograr el plan estratégico de la organización, ya esté empleado el equipo del proyecto por la organización o sea un proveedor de servicios contratado. Una organización maneja un plan estratégico que le permite dirigir sus esfuerzos para lograr su misión y acercarse a su visión. Como resultados tenemos una serie de estrategias que se apoyan en proyectos específicos.

La Mision es determinada por los propietarios/accionistas y es transmitida a los operadores de la organizacion (Junta Directiva, Junta Administradora) los cuales elaboran la Mision (horizonte a largo plazo), los operadores definen el Plan Estrategico para lograr la Mision, dicho Plan esta compuesto por un a serie de estrategias individuales. Los proyectos son el instrumento mediante el cual se logran los objetivos del Plan Estrategico.

Lo anterior significa que la organizacion no debe desarrollar ningun proyecto que no contribuya al logro de los objetivos estrategicos

Generalmente, los proyectos son autorizados como resultado de una o más de las siguientes consideraciones estratégicas:

· Una demanda del mercado (por ejemplo, una compañía petrolera autoriza un proyecto para construir una nueva refinería en respuesta a una escasez crónica de gasolina)

· Una necesidad de la organización (por ejemplo, una compañía de formación autoriza un proyecto para crear un nuevo curso a fin de aumentar sus ingresos)

· Una solicitud de un cliente (por ejemplo, una compañía eléctrica autoriza un proyecto para construir una nueva subestación para abastecer a un nuevo polígono industrial)

· Un avance tecnológico (por ejemplo, una firma de software autoriza un nuevo proyecto para desarrollar una nueva generación de videojuegos después de la introducción de nuevos equipos de juegos por parte de las empresas de electrónica)

· Un requisito legal (por ejemplo, un fabricante de pinturas autoriza un proyecto para establecer los procedimientos de manejo de un nuevo material tóxico).

· Una necesidad social (por ejemplo, una organización no gubernamental en un país en desarrollo autoriza un proyecto para proveer sistemas de agua potable, letrinas y educación sanitaria a comunidades con altos índices de cólera).

¿Que es un Proyecto?

 Un proyecto es una tarea temporal desarrollada en forma gradual para crear un producto o servicio único.

Temporal: Quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una terminación definitiva. El fin es alcanzado cuando los  del proyecto han sido alcanzados, o cuando se hace claro que todos los objetivos no serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado. Temporal no quiere decir necesariamente corto en duración; muchos proyectos duran varios años. Temporal no es aplicable generalmente al producto, servicio o resultado creado por el proyecto. La mayoría de los proyectos se emprenden para obtener un resultado duradero. Por ejemplo, un proyecto para erigir un monumento nacional creará un resultado que se espera que perdure durante siglos. Con frecuencia, los proyectos también pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales, intencionales o no, que perduran mucho más que los propios proyectos.

En cada caso, sin embargo, la duración del proyecto es finita; los proyectos no son esfuerzos sucesivos.

Único: Quiere decir que el producto o servicio es diferente de alguna manera distintiva de todos los proyectos o servicios similares.

Las operaciones y los proyectos difieren principalmente en que las operaciones son sucesivas y repetitivas mientras que los proyectos son temporales y únicos.

Ejemplos de proyectos pueden incluir:

l Desarrollar un nuevo producto o servicio.

l Efectuar un cambio de estructura, de personal, o de estilo en una organización.

l Desarrollar un nuevo vehículo de transporte.

l Desarrollar o adquirir un nuevo sistema de información.

l Construir o desarrollar una edificación.

l Administrar una campaña electoral.

l Implementar un nuevo procedimiento o proceso en un negocio.

Elaboración gradual: La elaboración gradual es una característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y único. “Elaboración gradual” significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance de un proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables. La elaboración gradual no debe confundirse con la corrupción del alcance.

Los siguientes ejemplos ilustran la elaboración gradual en dos áreas de aplicación diferentes.

l El desarrollo de una planta de procesamiento químico comienza con la ingeniería de proceso que define las características del proceso. Estas características se utilizan para diseñar las unidades de procesamiento principales. Esta información se convierte en la base para el diseño de ingeniería, que define tanto el plano detallado de la planta como las características mecánicas de las unidades de proceso y las instalaciones auxiliares. Todo ello resulta en dibujos de diseño que se elaboran para crear dibujos de fabricación y construcción. Durante la construcción, se realizan las interpretaciones y adaptaciones que sean necesarias, que están sujetas a la aprobación correspondiente. Esta elaboración adicional de los productos entregables se refleja en dibujos que se realizan sobre la marcha, y los ajustes operativos finales se realizan durante la etapa de pruebas y rotación.

l El producto de un proyecto de desarrollo económico puede definirse inicialmente como: “Mejorar la calidad de vida de los residentes con ingresos más bajos de la comunidad X”. A medida que el proyecto avanza, los productos pueden describirse más específicamente como, por ejemplo: “Proporcionar acceso a agua y comida a 500 residentes de bajos ingresos de la comunidad X”. La siguiente etapa de elaboración gradual podría centrarse exclusivamente en mejorar la producción y comercialización agrícola, considerando la provisión de agua como una segunda prioridad, a ser iniciada una vez que el componente agrícola esté en una etapa avanzada.

Sistema Integral de Planificación Control de Proyectos (SIPCP)

He desarrollado una aplicación para la planificación y control de proyectos dirigida a las pequeñas y medianas empresas del ramo de la Ingeniería y Construcción.

A continuación un breve resumen de las potencialidades de la aplicación.

La intención de esta publicación es  buscar especialistas en Gerencia de Proyectos que quieran participar en el proceso de revisión y validación de la aplicación

El sistema es una aplicación cliente-servidor que permite a cualquier usuario con una conexión a internet poder realizar todas las operaciones concernientes al rol asignado. La base de datos con la información se encuentra en un servidor web. El sistema maneja cuatro tipos de usuarios; Administrador, Planificador, Programador y Almacenista. Cada tipo de usuario tiene roles asignados y a un usuario se le puede asignar varios tipos de roles.

Filosofía de la aplicación.

La aplicación está orientada a ser usada por pequeñas y medianas empresas para Planificar y Controlar la cartera de proyectos que desarrolla.

El Administrador tiene la responsabilidad de cargar en el sistema los datos de:

• Usuarios: Los datos de todas aquellas personas autorizadas para interactuar con el sistema según el rol asignado.
• Clientes: Personas naturales o jurídicas a las cuales se les ejecutaran los Proyectos
• Proyectos: Conjunto de actividades articuladas las cuales se le realizaran a un Cliente.
• Proveedor: Persona natural o jurídica la cual prestara un servicio o venderá un bien a un Proyecto.
• Contrato: Acuerdo entre el Proveedor y el Proyecto para la prestación de un servicio.
• Almacén: Lugar físico donde se guardaran Materiales de los Proyectos.
• Patio: Lugar físico donde se guardaran los equipos de los Proyectos.
• Centro de Costo: Unidad del negocio que genera costos para la empresa.

El Planificador tiene la responsabilidad de cargar en el sistema los datos de:

• Calendario de Eventos: Eventos programados para todo el tiempo de ejecución del Proyecto.
• EDT: Estructura Desagregada de Trabajo de cada uno de los Proyectos.
• Actividades: Conjunto de procesos asociados a cada uno de los entregables del Proyecto y que garantizan la entrega del entregable.
• Partidas: División o desglose de los bienes a adquirir o arrendar o de los servicios a contenidos en un Proyecto. Estas Partidas serán utilizadas para recobrar los costos de la ejecución de las Actividades.
• Personal: Personas naturales contratadas por el Proyecto para el desarrollo de las distintas Actividades.
• Categoría de Material: Grupos en los cuales se incluyen o clasifican los diferentes Materiales.
• Material: Los diferentes materiales (insumos, repuestos o equipos permanentes) a ser utilizados durante la ejecución de las Actividades del Proyecto.
• Equipos: Equipos y Herramientas de construcción a ser utilizados para la ejecución de las Actividades

El Programador tiene la responsabilidad de cargar en el sistema los datos de:

• Tiempo de Personal: Horas Hombres de cada Personal utilizado en la ejecución de las Actividades (Planificado y Real).
• Uso de Equipo: Horas Equipos de cada Equipo utilizado en la ejecución de las Actividades (Planificado y Real).
• Movimiento de Partida: Cantidad de Partida (según Unidad de Medida) generada en la ejecución de las Actividades.
• Movimiento de Contrato: Cantidad de Contrato gastada en la ejecución de las Actividades.

El Almacenista tiene la responsabilidad de cargar en el sistema los datos de:

• Movimiento de Material: Entrada y salida de material desde y hacia los Almacenes.
• Consumo de Material: Consumo de Material por los Equipos y por las Actividades.