El Método Parte II

Este escrito es una continuación de "El Método Parte I"

La Curva “S” de Avance Físico
Para definir la curva “S” de avance físico migramos de Ms Project® a una hoja Ms Excel® los siguientes datos; EDT, Nombre de Tarea, Fecha Comienzo y Fecha Fin e incluimos los pesos relativos de cada actividad. Quedando de la siguiente forma;

Actividades y Entregables

Las Tareas en general (Actividades y Actividades Resumen), se les coloco sangría a fin de visualizar el orden jerárquico de la EDT. Las actividades están marcadas en amarillo para destacar que estas son las tareas a las cuales se les va asignar una curva “S” de avance físico.

Sobre la forma de la curva “S” hay diversas opiniones, algunos sugieren utilizar un cuadrante de la curva sinusoidal (Sen(x)). La curva sinusoidal la mostramos a continuación;

Curva Sinusoidal

Esta curva tiene la desventaja que es una curva simétrica, donde no es posible considerar el aprendizaje en el inicio de una actividad (Inercia) ni la lentitud de los remates o acabados al final de una actividad.

Yo prefiero utilizar la curva de una distribución Beta, en Ms Excel® tiene la siguiente sintaxis;

DISTR.BETA(x;alfa;beta;A;B)

En donde x es el valor, dentro del intervalo [A, B] con el que se evalúa la función, alfa es un parámetro de la distribución, a menor valor levanta la curva al inicio, beta es un parámetro de la distribución, a mayor valor levanta la curva al final, A es un límite inferior opcional del intervalo de x, B es un límite superior opcional del intervalo de x. A continuación mostramos la curva con los parámetros alfa= 4 y beta = 4;

Curva Beta

Esta curva nos permite manipulando los parámetros alfa y beta personalizar la curva de avance de cada actividad.

Pasemos a indicar como utilizamos esta función para calcular el avance planificado de cada actividad.

Avance Partidas

La Fila 1, desde la Columna F en adelante, representa los periodos de tiempo en los cuales evaluaremos el avance y la Fila 2 las fechas respectivas, este periodo puede ser días, semanas o meses y va a depender de la duración de la obra y del grado de precisión que queremos medir el avance. En las Columnas AW y AX se colocan los valores de los parámetros alfa y beta. Las celdas de las actividades  y del entregable “Gerencia del Proyecto”, desde la Columna F en adelante contienen la siguiente formula;

SI(+G$2>=+$D6:1:SI(+G$2<+$C6:0:SI(+$C6<+$U$1:DISTR.BETA(REDONDEAR.MAS(DIAS360(+$U$1:+G$2:0):0):+$AW6:+$AX6:0:REDONDEAR.MAS(DIAS360(+$U$1:+$D6:0):0)):DISTR.BETA(REDONDEAR.MAS(DIAS360(+$C6:+G$2:0):0):+$AW6:+$AX6:0:REDONDEAR.MAS(DIAS360(+$C6:+$D6:0):0)))))*100

Esta fórmula es específicamente para la celda G6. No explicaremos detalladamente cómo funciona, pero permite establecer una curva de avance desde 0 hasta 100 desde la fecha estimada de inicio (FEI) hasta la fecha estimada de completación (FEC).

Las celdas de los entregables desde la Columna F en adelante contienen la siguiente formula;

SUMAPRODUCTO($E$6:$E$8:F6:F8)/100

Esta fórmula es específica de la celda I5 y permite sumar los avances de las actividades, ponderándolas con los pesos relativos de cada uno de ellos.

El resultado de este arreglo de formulas es una curva que representa el avance físico planificado.

Curva Avance Físico Plan

Para determinar la curva de Avance Físico Real sustituimos los avances planificados (la curva Beta) por los avances reales de cada actividad.

La Curva “S” de Avance Financiero

Para determinar la curva de avance financiero debemos partir del presupuesto de la obra, la cual la representamos de la siguiente manera;

Presupuesto de Obra

A continuación construimos una hoja Excel con las siguientes características;

Avance Partidas Plan

En esta hoja colocamos la cantidad de la partida que se genera como consecuencia del avance físico de la actividad. Es importante indicar que este avance en la cantidad de la partida no es una relación directa del avance físico de la actividad, porque el hecho que avancemos físicamente en la actividad no significa que el estemos completando partidas reconocidas por el cliente.

El monto del avance financiero de una actividad es el resultado de multiplicar la cantidad de la partida por el precio de la misma, este se logra utilizando la función SUMAPRODUCTO(), y la acumulación de los avances financieros generales y totales se logra sumando en forma piramidal los avances financieros parciales (Actividades y Entregables).

Curva Avance Financiero Plan

El siguiente paso es copiar esta hoja y sustituir las cantidades de las partidas planificadas por las cantidades reales cuando ocurran y podemos graficar ambas curvas.

Con todo lo anterior tenemos la información necesaria para poder hacer un seguimiento de cada una de las Partidas del contrato, de cada uno de las Actividades y de cada uno de los entregables.

Es importante señalar que esta metodología no es de mi sola elaboración ni de un momento de lucidez por mi parte, si no que es la acumulación de diversos aportes de compañeros y de mucho tiempo dedicado a buscar, que con las herramientas que tengamos a la mano, en este caso una aplicación de planificación (Ms Project®) y una hoja de cálculo (Ms Excel®), resolver los problemas típicos de planificación y control que se nos presentan en una obra.