Luego de escribír sobre La Disciplina, y sobre como lo utilizamos con total éxito en la
construcción del distribuidor “Mainsanta”, algunos colegas me pidieron que
profundizara sobre la metodología de planificación y control que utilizamos.
Tratare en las
próximas líneas de explicar de manera didáctica como abordamos, y debemos
abordar la ejecución de una obra. Es importante destacar que dicha metodología
no tiene nada de novedoso, es simplemente la aplicación de las mejores
prácticas establecidas tanto en el PMBOK como en diversos libros de textos que
tratan sobre la materia y además es parte del modelo de datos que desarrolle
con motivo de mi tesis de grado en la maestría en computación aplicada que
curse hace algunos años y que en los últimos meses la he estado promocionando
como una metodología para “Gerencia de Obra”.
Hay que destacar que la
aplicación exitosa de esta metodología necesita necesariamente el compromiso y
la participación de todos los involucrados en la fase de ejecución de la obra;
promotor o propietario, contratista, inspección, gerencia de construcción,
entre otros.
EDT
El primer paso es, a
partir de la definición del alcance de la obra, desarrollar la Estructura
Desagregada de Trabajo (EDT). En este punto debemos indicar que independientemente
de las metodologías que apliquemos para desagregar la obra; por fases, por
función o por objeto; en el Nivel 1 de la EDT debe estar presente la Gerencia
del Proyecto como un entregable.
En el desarrollo de
la EDT debemos aplicar la regla “De arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba
100%”. Esto se lee; desagregar del nivel superior de la estructura (De arriba
hacia abajo) y luego aglutinar desde el nivel inferior hacia el superior
comprobando que esa “agregación” es el 100% del nivel superior (de abajo hacia
arriba 100%).
En esta tarea de
desagregar deben involucrarse todos los ejecutores, involucrarse significa o
bien participar en el proceso de desagregación o bien ser consultados sobre la
EDT.
De este proceso debe
surgir una EDT que identifique claramente los entregables o paquetes de
trabajo, que luego les serán asignados responsables de su ejecución. Por
supuesto no olvidemos desarrollar el Diccionario de la EDT que despeja
cualquier duda sobre el alcance de cada uno de los entregables y define
claramente los límites de batería de los mismos. Y por último la asignación de
los pesos relativos a los entregables que garanticen que la suma de los “hijos”
es el 100% del “padre”.
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| EDT |
En la gráfica
anterior identificamos los entregables que son paquetes de trabajo
encerrándolos en un rectángulo rojo. Esta identificación es porque estos
entregables son a los que se les van a definir las actividades.
Actividades
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| Actividades |
El siguiente paso es
definir las actividades necesarias para completar a satisfacción cada uno de
los paquetes de trabajo. Aquí debemos romper algunos paradigmas o malas
prácticas por parte de los planificadores de obras. Esta mala práctica consiste
en establecer como actividades las partidas de obra del contrato. Las
actividades se cobraran utilizando las partidas de obra del contrato, en el
caso de que estemos ante un contrato por precios unitarios, o se cobraran al término
del entregable en el caso de que estemos en un contrato por hitos, en todo caso
las actividades son independientes de la forma de cobro de la obra.
Como detallan, solo
hemos identificados actividades para aquellos entregables que no fueron
desagregados a un nivel inferior.
Red
Luego debemos establecer las relaciones de precedencia entre las actividades de cada uno de
los entregables. Posteriormente a establecer las relaciones entre las
actividades de un entregable en particular procedemos a relacionar actividades
de distintos entregables. Estas relaciones están limitadas a las restricciones
constructivas de las diversas actividades de cada entregable, no debemos en
esta etapa considerar restricciones de recursos. Dado que el método de Red
establece que toda actividad tiene una actividad precedente y una actividad
sucesora debemos colocar una actividad ficticia para el Inicio y otra para el Fin.
Toda actividad que en el establecimiento de las relaciones constructivas no
tenga un precedente deberá asignársele como precedente la actividad Inicio
y toda aquella que no tenga una sucesora se le asignara la actividad Fin.
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| Red |
Notemos que las
actividades, solo para efectos didácticos, están agrupadas en sus
correspondientes entregables y que las relaciones de precedencia son entre actividades,
nunca entre entregables.
Duración
de las Actividades
Paralelo a la
conformación de la Red debemos estimar los tiempos de duración de cada una de
las actividades. Existen diversas formas de realizar esta estimación, pero
independientemente de la metodología empleada es obligada la consulta al
ejecutor o responsable de dicha actividad, sobre todo para determinar el tipo
de recurso y las cantidades necesarios para la ejecución de dichas actividades.
Recuerden que unos recursos estimamos durante el momento de la preparación de
la oferta y otros son los que realmente disponemos al momento de la ejecución.
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| Duración de las Actividades |
Cronograma
Luego de haber establecido
la Red (secuencia lógica) y las duraciones de las actividades procedemos a
montar el Cronograma, para este ejemplo hemos utilizado MS Project®, pero
cualquier otra aplicación informática de la misma naturaleza (GanttProject,
Primavera) puede servir. Para el desarrollo del Cronograma es importante
disponer de la información de los recursos disponibles y de los necesarios a
fin de poder hacer la nivelación de recursos necesarios. Esta técnica no será
discutida en este papel de trabajo.
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| Cronograma |
La forma natural de
hacer el montaje consiste en la siguiente;
1) Definir
el Calendario de la obra o proyecto.
2) Insertar
la EDT utilizando la sangría de tareas para lo entregables que tienen “padre”. Todos
estos entregables serán posteriormente Actividades
Resumen en el metalenguaje de MS Project®.
3) Insertar
las actividades de cada entregable con sus correspondientes duraciones,
recursos y dependencias. Para esto utilizaremos también la sangría de tareas.
4) Desarrollar
el Cronograma realizando los ajustes correspondientes como consecuencia de la
nivelación de recursos.
Al final del
desarrollo del Cronograma definiremos la fecha de Inicio y la propia
aplicación nos indicara cual es la ruta crítica y cualquier otra información
relevante.
En la próxima entrega completaremos la explicación sobre el Método
En la próxima entrega completaremos la explicación sobre el Método
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